ابزار مدیریت پروژه وقتی مفید است که تیم دربارهٔ روش استفاده از آن توافق داشته باشد. وضعیت‌ها، مسئولیت‌ها و شیوهٔ پیگیری باید روشن باشند.
تعریف کار قابل انجام
عنوان هر وظیفه را روشن بنویسید و نتیجهٔ مورد انتظار را توضیح دهید. مسئول مشخص و موعد واقع‌بینانه به پیگیری کمک می‌کند.
وضعیت‌های محدود و روشن
وضعیت‌های بیش از حد، مسیر کار را پیچیده می‌کنند. یک جریان ساده مانند آماده، در حال انجام و پایان‌یافته معمولاً شروع خوبی است.
مرور منظم
در زمان‌های مشخص کارهای متوقف و وابستگی‌ها را مرور کنید. هدف ابزار، روشن کردن وضعیت است و باید به گفت‌وگوی تیم کمک کند.
قدم بعدی
یک بخش کوچک از فرآیند فعلی خود را انتخاب کنید، تغییر پیشنهادی را اجرا کنید و نتیجه را بررسی کنید. بهبودهای کوچک و قابل ارزیابی، مسیر ادامه را روشن‌تر می‌کنند.